نظام CRM مخصص يأخذ الاستوديو من أول مكالمة حتى توقيع العرض

تتبعنا الصفقة من أول محادثة حتى التوقيع، فوجدنا أن كل قرار تقريباً يتعلق بالعرض: متى يُكتب، ومتى يُرسل، ومتى يقرؤه العميل، ومتى يقرر. فأصبح العرض مركز نموذج البيانات، وارتبط به العملاء والصفقات والمهام والشؤون المالية.

وأحصينا كذلك الأسئلة التي يطرحها المؤسسون كل أسبوع، وصمّمنا كل شاشة لتجيب عن أحدها في لمحة واحدة.

وقد حدّد قيدان كل ما عداهما. الأول أن الاستوديو يسعّر بالدولار الأمريكي والريال السعودي، فكان لا بد من تخزين المبالغ وعرض تقاريرها لكل عملة على حدة دون خلطهما أبداً. والثاني أن معظم العروض تُكتب بالعربية والإنجليزية، فكان لا بد أن تعيش اللغتان داخل السجل نفسه لا في ملفين منفصلين. وانعكس هذان القيدان على كل شاشة في النظام، من حسابات العملاء حتى لوحة الشؤون المالية.

تحيّي شاشة النظرة العامة كل مستخدم باسمه، وتبدأ بالإشارات قبل الرسوم البيانية: عميل يقرأ عرضاً الآن، وثلاث صفقات تنتظر القرار، ومسودتان جاهزتان للإرسال. وتليها بطاقات للعروض التي تنتظر القرار، والمسودات غير المرسلة، والإيرادات المحققة هذا العام، ونشاط الفريق، ثم قائمة بما يحتاج إلى الانتباه، والمهام الشخصية، وأحدث العروض والحسابات.

وللمنتج هوية هادئة خاصة به: شريط جانبي كحلي، ومساحات بيضاء رحبة، وأرقام واضحة، وشعار الاستوديو «نبتكر .. نرتقي» أسفل قائمة التنقل.

ويبقى التنقل في شريط جانبي واحد قابل للطي، مقسَّم إلى قسم مساحة العمل للعمل اليومي وقسم الإدارة، فتبقى الشاشات الأكثر استخداماً على بُعد نقرة واحدة، وتفسح الواجهة المجال للمحتوى على شاشات الحواسيب المحمولة الصغيرة. واخترنا ألا تتجاوز أي شاشة سؤالاً رئيسياً واحداً، حتى يظل النظام سهل الفهم لأي عضو جديد ينضم إلى الفريق.

تتنقل الصفقات عبر لوحة من المراحل: عميل جديد، ثم مؤهَّل، ثم عرض، ثم تفاوض، ولكل مرحلة تعريف بلغة بسيطة واحتمال إغلاق قدره 10% و25% و50% و75% على التوالي. وبضرب قيمة كل صفقة مفتوحة في احتمال مرحلتها ينتج توقع مرجَّح يمكن للفريق الوثوق به، يُعرض إلى جانب قيمة الصفقات المفتوحة والقيمة المحققة ونسبة النجاح.

ويمكن تحويل اللوحة إلى قائمة، وتفصل الفلاتر بين صفقات الفريق كله وصفقاتك أنت.

وتحمل كل مرحلة وصفاً قصيراً كُتب للفريق، مثل محادثة أولى لم يتحقق أحد بعد من ملاءمتها، أو حاجة حقيقية مع ميزانية وشخص يملك قرار الموافقة، فينقل الجميع الصفقات وفق القواعد نفسها، ويبقى التوقع صادقاً. وبهذا يصبح مسار الصفقات لغة مشتركة بين أعضاء الفريق، لا مجرد لوحة لتتبع الأرقام.

توجد كل وثيقة يصدرها الاستوديو في قسم العروض برقمها المرجعي ولغاتها والعميل والخدمات المعنية وقيمتها. وتتدرج الحالات من مسودة إلى مُرسَل، ثم قيد المراجعة، ثم مقبول أو مرفوض، وتُظهر القائمة آخر تحديث لكل عرض ومتى فُتح ومَن فتحه.

وتُبنى العروض من دليل الخدمات وملفات الفريق، فيبقى النطاق والأوصاف والأشخاص المقترحون متسقين من عرض إلى آخر. ويمكن فتح العرض أو تعديله أو تكراره أو نقله في أي وقت.

وقد غيّر سجل الفتح الطريقة التي يتابع بها الفريق. فبدلاً من إرسال تذكير وفق جدول ثابت، يمكنهم الاتصال والعميل ما زال يقرأ العرض، أو الانتظار حين لم يُفتح العرض بعد وتكون المشكلة في الوصول إلى الشخص المناسب. وهكذا تتحول المتابعة من إزعاج متكرر إلى تواصل في التوقيت الصحيح، وهو ما يرفع فرص القبول ويحسّن تجربة العميل.

تعرض الشؤون المالية كل رقم بعملة واحدة في كل مرة، الدولار الأمريكي أو الريال السعودي، لفترات ثلاثة أو ستة أو اثني عشر شهراً، أو منذ بداية العام، أو لكامل المدة: الإيرادات المحققة، وقيمة الصفقات المفتوحة، ونسبة النجاح، ومتوسط قيمة الصفقة الرابحة، والتوقع المرجَّح، والقيمة المتوقعة خلال تسعين يوماً، والعروض المرسلة، ومتوسط دورة البيع، مع رسوم بيانية للإيرادات الشهرية والصفقات بحسب المرحلة وتوقع الأشهر الستة وما رُبح مقابل ما خُسر. ويمكن تصدير كل ذلك بصيغة CSV، لتنتقل الأرقام مباشرة إلى المحاسبة أو إلى تقرير لمجلس الإدارة دون إعادة كتابتها. وبذلك تصبح الصورة المالية للاستوديو متاحة في أي لحظة، لا في نهاية الشهر فقط، ويستطيع المؤسسون اتخاذ قرارات التوظيف والتسعير بناءً على أرقام حديثة.

وتتابع المهام عمليات المتابعة بحسب حالتها: متأخرة، أو مستحقة اليوم، أو قادمة، أو منجزة هذا الأسبوع، لك أو للفريق كله. وتتيح أقسام الخدمات والفريق والمستخدمين للمؤسسين إدارة الدليل، والأشخاص الذين يظهرون في العروض، ومن يحق له تسجيل الدخول عبر حسابات Google الخاصة بـ Inorva أو البريد الإلكتروني وكلمة المرور.